SLIMMER VIRTUEEL VERGADEREN, DOE JE MEE?

Als gevolg van de voortdurende corona maatregelen ontdekken we nieuwe manieren van werken. Lees hoe Microsoft 365 helpt.

Als gevolg van de voortdurende corona maatregelen ontdekken we nieuwe manieren van werken. Met Microsoft 365 en online werkplekken hebben we thuis toegang tot alle bedrijfsapplicaties die we gewend zijn. We werken samen aan documenten en projecten via Teams en Cloud-gebaseerde samenwerkingsmogelijkheden. Ook vergaderen doen we virtueel, via bijvoorbeeld Zoom of Teams.

Toch gaat niet alles vlekkeloos: de veelgebruikte tool Zoom blijkt verschillende veiligheidsrisico’s te kennen en is inmiddels verboden in verschillende landen. Ook binnen Nederland wordt het gebruik in steeds organisaties afgeraden of verboden. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor Microsoft Teams. Naast de mogelijkheid voor video-vergaderen biedt Teams een breed scala aan mogelijkheden voor effectief samenwerken, zoals bestanden delen en samen bewerken, één op één gesprekken en het integreren van verschillende apps. De geïntegreerde chat functie biedt bovendien een uitstekend zakelijk alternatief voor Whatsapp. Teams is een standaard onderdeel van elk Microsoft 365 Cloudabonnement waar de meeste bedrijven al over beschikken. Bedrijven die nog niet over zijn naar Microsoft 365 kunnen de komende tijd gratis gebruik maken van Microsoft Teams en hebben daarmee ook de beschikking over een veilig vergaderalternatief.

Effectief videovergaderen blijkt ook een kunst. Veelgehoorde klachten zijn: “het is inspannend”, “ik mis de non-verbale communicatie” en “het gaat vaak wat chaotisch” Met de volgende simpele tips is jouw volgende vergadering nog effectiever:

  • Gebruik de camera. Door elkaar te zien ben je meer betrokken en geven gebaren en gezichtsuitdrukkingen extra informatie. Afleidende achtergrond? Gebruik de optie om de achtergrond te vervagen of te vervangen door een neutrale achtergrond. Let er op dat je gezicht goed zichtbaar is: ga zitten met je gezicht richting het raam of zet een lampje aan.
  • Zorg voor sociale interactie. We missen elkaar en dat momentje bij het koffieapparaat. Doe af en toe een momentje met een luchtig onderwerp buiten het werk of de thuiswerkbelevenissen.
  • Zorg dat alles werkt. Zet de teams applicatie vast klaar, join de vergadering enkele minuten vooraf en check camera en geluid. Wees op tijd!
  • Bereid het voor. Bepaal een helder doel van de vergadering en zet relevante stukken klaar in het Teams kanaal. Zo kan iedereen voorbereid aan de vergadering beginnen.
  • Hou het kort. Online is het zo mogelijk nog lastiger om de aandacht vast te houden. Niet online een document of presentatie doorlopen maar richten op discussie en besluiten. Splits desnoods in meerdere korte sessies met uitsluitend relevante deelnemers.
  • Spreek af hoe je vergadert. Online discussiëren is lastig en wordt snel een rommeltje. Spreek bijvoorbeeld af om je hand op te steken als je iets wilt zeggen. De gespreksleider kan iedereen vervolgens aan het woord laten. Tegelijk met je telefoon of andere zaken bezig? Spreek vooraf af of dit geaccepteerd is of dat iedereen even de volle aandacht bij de meeting houdt.
  • Leid en begeleid. Net als in een echte vergadering is het goed om iemand de vergadering te laten leiden. Houdt de vergadering scherp en bij het onderwerp en betrek iedereen.
  • Werk eens anders. Gebruik bijvoorbeeld ook eens video voor samenwerken buiten een vergadering. Zet het audio-videokanaal open als je gezamenlijk aan een onderwerp werkt. Net als samen aan een kantoorblok werken kun je zo makkelijk even een vraag of opmerking naar elkaar roepen en gelijk reageren. Ook een minder serieus onderwerp of een grap kan op die manier best eens. Zo “zie” je je collega’s wat vaker in deze tijd.

Hoe werk jij nu thuis? Kan ik je helpen slimmer en effectiever te werken? Laat het me gerust weten dan plannen we een (virtuele) vergadering in. Vragen? Neem contact op met Lex Hoogendoorn via 085-4891240.

Meer weten?

Heb je nog vragen of wil je iets meer weten over onze diensten en oplossingen? Stuur ons gerust een bericht. We denken graag met je mee.

Of neem telefonisch contact met ons op 085 – 489 1240.

Overige
blogs